Directrices para el manejo de las finanzas de la iglesia: lo que se debe y no se debe hacer

Las iglesias desempeñan un papel importante en muchas comunidades y el manejo adecuado de las finanzas es esencial para su sostenibilidad y éxito. Sin embargo, el manejo de las finanzas de la iglesia enfrenta muchos desafíos y requiere una buena comprensión de las mejores prácticas para garantizar la transparencia y la rendición de cuentas. En este artículo, analizaremos las pautas para el manejo de las finanzas de la iglesia: lo que se debe y no se debe hacer.

Lo que se debe hacer al manejar las finanzas de la iglesia:

1. Siga los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP): los principios básicos de la contabilidad según los GAAP incluyen mantener registros precisos, proporcionar divulgación completa de información e informar el desempeño financiero de manera consistente. Los líderes financieros de la iglesia deben mantenerse actualizados sobre las últimas pautas GAAP y asegurarse de que se cumplan al preparar los estados financieros y otros documentos.

2. Mantener documentación/registros: Un buen mantenimiento de registros es esencial para administrar adecuadamente las finanzas de la iglesia. Los registros financieros deben mantenerse actualizados y ser fácilmente accesibles. Esto incluye transacciones como donaciones, inversiones, nóminas, pagos y más. La iglesia también debe contar con un sistema para rastrear y almacenar estos registros de forma segura.

3. Utilice cuentas bancarias separadas para los fondos de la iglesia: Mantener los fondos de la iglesia separados de las cuentas personales es una parte importante de la responsabilidad financiera. Los líderes financieros de la iglesia deben abrir cuentas bancarias separadas para las finanzas de la iglesia y designar personas específicas que tengan acceso a ellas. Esto garantizará que sólo las personas autorizadas puedan retirar fondos de la cuenta y que el dinero de la iglesia no se utilice para ningún otro propósito.

4. Monitorear el flujo de caja: el flujo de caja es uno de los aspectos más importantes de las finanzas de la iglesia. Es importante que los líderes financieros de la iglesia supervisen de cerca el flujo de efectivo para garantizar que la iglesia siempre tenga suficiente dinero para cubrir sus gastos. También deberían crear un presupuesto y atenerse a él, para que la iglesia no gaste de más.

5. Proteger la privacidad de los donantes: las iglesias deben tomar medidas para proteger la privacidad de sus donantes. Esto incluye cumplir con la ley y asegurarse de que la información de los donantes se mantenga confidencial. También se debe informar a los donantes sobre cómo se utilizan sus fondos y darles la oportunidad de optar por no recibir más comunicaciones si así lo desean.

6. Invierta en máquinas para contar dinero: Para garantizar la precisión y eficiencia en el manejo de las finanzas de la iglesia, se recomienda que las iglesias inviertan en máquinas para contar dinero. Estos máquinas de contar puede ayudar a automatizar procesos como el registro de donaciones, la clasificación de facturas y el seguimiento de gastos. Esto puede ahorrar tiempo y esfuerzo en la gestión de las finanzas de la iglesia y reducir la posibilidad de errores humanos o mala gestión.

7. Establecer un manual de procedimientos y políticas financieras: Es esencial tener una política financiera clara y bien definida para guiar el manejo de las finanzas de la iglesia. El manual debe incluir procedimientos detallados para el manejo de contribuciones, procesamiento de gastos e informes financieros.

8. Establecer un sistema de controles y contrapesos: Un sistema de controles y contrapesos garantiza que ninguna persona tenga demasiado control sobre las finanzas. Este sistema debería involucrar a varias personas que se encargan de diferentes tareas financieras, como recibir ofertas y realizar depósitos.

9. Revise periódicamente los registros e informes financieros: revisar periódicamente los registros e informes financieros ayuda a identificar cualquier irregularidad o actividad sospechosa. También garantiza que la iglesia se mantenga dentro de su presupuesto y objetivos financieros.

Lo que no se debe hacer al manejar las finanzas de la iglesia:

1. No mezcle fondos personales y de la iglesia: Las iglesias no deben mezclar sus fondos personales con los fondos de la iglesia. Esto podría tener implicaciones para el IRS, incluidas sanciones y multas, así como posibles cargos penales si la práctica es intencional. Las iglesias deben asegurarse de que todas las donaciones se registren y realicen un seguimiento por separado de cualquier otro ingreso.

2. No haga retiros no autorizados: las iglesias nunca deben hacer retiros de sus cuentas sin la autorización de la junta directiva u otro personal autorizado. Las iglesias también deberían contar con un sistema interno para rastrear quién tiene acceso a las cuentas bancarias, qué transacciones pueden realizar y cuánto dinero se puede retirar en un momento dado.

3. No haga inversiones inaceptables: las iglesias deben evitar realizar inversiones que puedan poner en riesgo sus activos financieros. Esto incluye realizar inversiones arriesgadas, como acciones o derivados, e invertir en empresas cuyos valores pueden ser inestables. Las iglesias también deben investigar cualquier inversión que realicen para asegurarse de que sean financieramente sólidas y tengan buenas posibilidades de generar ganancias.

4. No realice pagos sin la documentación adecuada: las iglesias siempre deben asegurarse de tener la documentación adecuada para cada pago que realicen. Esto incluye recibos, facturas, contratos, acuerdos y otras formas de prueba de que se realizó una transacción. Esto ayudará a proteger a la iglesia contra el fraude y proporcionará evidencia de los pagos realizados en caso de una auditoría.

5. No deje de presentar las declaraciones de impuestos requeridas: las iglesias deben presentar sus declaraciones de impuestos anuales a tiempo. No hacerlo puede resultar en fuertes multas y sanciones por parte del IRS. Las iglesias también deben mantener registros precisos de sus finanzas para garantizar que puedan proporcionar la información necesaria cuando llegue el momento de presentar sus impuestos.

6. No utilice los fondos de la iglesia para uso personal: Las iglesias nunca deben utilizar sus fondos para beneficio personal. Esto incluye el uso de fondos de la iglesia para gastos comerciales, vacaciones u otras actividades no relacionadas con la iglesia. Hacerlo puede tener graves consecuencias legales y financieras.

7. No ignore los controles internos: las iglesias deben contar con sistemas de control interno para garantizar que sus finanzas se manejen adecuadamente. Esto incluye establecer cuentas bancarias separadas para los fondos de la iglesia, monitorear el flujo de efectivo y crear políticas y procedimientos para proteger la privacidad de los donantes.

Conclusión

En conclusión, manejar las finanzas de la iglesia es una responsabilidad importante y es esencial seguir las pautas de lo que se debe y no se debe hacer para garantizar la transparencia y la rendición de cuentas. Con las políticas financieras, los procedimientos y la capacitación adecuados, la iglesia puede concentrarse en su misión e impactar positivamente en la comunidad a la que sirve.